Dags att byta journalsystem? Så här kravställer du på bästa sätt

Hur går du egentligen tillväga för att välja rätt journalsystem? Här sammanfattar vi några av de viktigaste tipsen.

November 8, 2023

Tipsen för dig som står inför att välja nytt journalsystem

Journalsystemet är kärnan i alla vårdverksamheter och verktyget som får arbetsdagen att fungera. Det är också det system som mest påverkar personalens arbetsmiljö. Därför är det viktigt att välja en lösning som möter era behov och förutsättningar. Men hur går du egentligen tillväga för att hitta rätt?

1. Gör behovsanalys

Börja med att fundera kring varför ni vill övergå till en ny lösning, och vilka delar i journalsystemet som är viktigast för ert vårderbjudande och era mål när det kommer till patientupplevelse och verksamhetens utveckling. Exempel på faktorer att ta i beaktande i denna fas är:

  • Vad tänker ni er för arbetsmodell/erbjudande? Fysisk eller digifysisk mottagning? Kommer ni bedriva privat vård, eller vara del av vårdvalet?
  • Vilka är era patientgrupper, nu och framåt?
  • Funktionalitet - vad kommer ni att behöva? Vem behöver vad?
  • Vilka integrationer behöver ni, och vad ställer er region för krav på till exempel nationella tjänster som Nationell Patientöversikt (NPÖ), 1177 och eFrikort?

2. Nyfiken på SaaS-tjänst - vad innebär det egentligen?

Numera talas det ofta om webb- och molnbaserade system, så kallade SaaS (Service as a platform)-tjänster, som möjliggör ökad tillgänglighet, inloggning från valfri plats, och löpande uppdateringar utan krav på lokala ominstallationer eller synkroniseringsinsatser. Ett webbaserat journalsystem passar också dig som vill komma igång med användningen av systemet utan vidare omsvep och utan att behöva tänka på säkerställande av drift, servrar och utökad IT. Prata gärna med relevanta aktörer för att få en tydligare bild av vad SaaS innebär och hur ett sådant system skulle läggas upp hos er.

Sammanfattning över färdigt system (on prem-lösning) och SaaS-tjänst:

Färdigt system:

  • Installeras på egen server
  • Kunden ansvarig för drift och underhåll (hård- och mjukvara)
  • Anpassningsbart, om rätt IT-kompetens finns tillgänglig
  • Kunden ansvarig för upprättande av systemets säkerhet via exempelvis uppdateringar.

SaaS:

  • Distribueras som molntjänst, kräver bara internetuppkoppling
  • Tillgänglig från valfri enhet
  • Leverantören ansvarig för uppdateringar och infrastruktur
  • Leverantör ansvarig för säkerheten
  • Oftast enklare att skala upp, eller ner, beroende på verksamhetens behov och önskemål

3. Kartläggning - Vilka system finns det?

Gå inte i fällan att välja det journalsystem som först presenteras för dig. Gör research och utvärdera leverantörernas erbjudanden utifrån er behovsanalys. Använd dig av webben för att söka fram olika alternativ, och/eller lyssna in tips från branschkollegor med liknande förutsättningar. Därefter är det viktigt att du/ni får se demonstrationer av systemen för tydligare bild av flöden, funktionalitet och integrationsutbud. Om ni inte demon anpassats efter era förutsättningar, kräv en ny session. Hur ett journalsystem används kan nämligen skilja väsentligt beroende på typ av vårdverksamhet.

4. Sammanfattning

  • Att byta journalsystem kan verka krångligt och arbetsamt, men det är enkelt med en bra leverantör.
  • Ett journalsystem från en leverantör som kan vårdens utmaningar och möjligheter underlättar tillväxten av er verksamhet.
  • En bra leverantör kan föreslå vilka systemstöd (funktioner och integrationer) ni behöver.
  • En bra leverantör har en personlig kontakt och en dialog med skräddarsydda frågor, inte ett standardiserat formulär.
  • Ett bra system är skalbart, flexibelt och har modern teknologi som är enkel att komma igång med och underlättar smidiga, administrationsbesparande arbetsflöden.

Kontakta oss gärna för mer information och rådgivning kring valet av journalsystem, eller ladda ner hela guiden här!

Fler artiklar för dig