”Det ska bara fungera”
Ja, och nej. Ett modernt journalsystem ska inte bara fungera – det ska göra arbetet enklare i alla olika led. Från det att ett vårdmöte bokas in till att patienten checkar in och betalar, till att bedömning görs och besöket följs upp så ska systemet fungera som ett stöd för vårdgivaren. Detta redan från den absoluta starten.
- Kom igång utan krångel
Ett intuitivt system låter nya användare komma i gång snabbt och utan långa utbildningsinsatser. Då blir det enkelt att onboarda ny personal utan att påverka eller sakta ner verksamheten, och personalen känner snabbt att de bidrar och kommer in i arbetet.
Exempel: Maria är nyanställd sjuksköterska. Redan efter en kort introduktion till journalsystemet kan hon navigera i systemet, skriva journalanteckningar och hitta provsvar. Samtidigt märker den interna IT-supporten en tydlig minskning i antalet inkommande frågor från nya medarbetare.
- Minska förändringsrädslan
Förändringsmotstånd är vanligt vid systembyten och en naturlig följd av att man vänjer sig vid vissa rutiner och arbetssätt. Problemet är att enskilda användares preferenser inte alltid stämmer överens med de behov som kliniken eller patienterna har och ett systembyte är ibland helt nödvändigt för att hitta fram till ny effektivitet och säkerhet, för att klara lagkrav eller för att möta fler listade patienter.
Genom att välja ett journalsystem som är användarvänligt och smidigt att komma i gång med underlättas övergången och medarbetarnas motstånd minskar.
Exempel: På en mottagning som nyligen bytte system vändes läkarnas initiala skepsis till entusiasm när de upptäckte hur smidiga flödena var och hur kopplingar till olika integrationer gjorde det möjligt att komma åt många funktioner – från ett system.
”Jag hinner inte!”
Arbetsmiljö är en viktig fråga för vårdgivare som vill behålla kompetent personal, när konkurrensen om medarbetare är hård. En av de faktorer som direkt inverkar på personalens mående och stressnivå är journalsystemet. Det har inte minst blivit tydligt i samband med omdiskuterade och misslyckade uppstarter av nya regionala system. Detta då framförallt kopplat till patientsäkerhet, användarvänlighet och arbetsmiljö.
Kort sagt, krångliga system leder till frustration, stress, försämrad vård och högre personalomsättning. När arbetet i stället flyter på utan flaskhalsar minskar den administrativa bördan, och arbetsmiljön förbättras. Dina medarbetare är nöjdare, friskare och kan i högre grad ägna sig åt att ge kvalitativ vård åt patienterna.
- Vårdnära system ger effektiva flöden
Ett system som utvecklats nära vården tar hänsyn till de faktiska behov som finns i vardagen – hos läkare, sjuksköterskor, administratörer och patienter. Alla olika medarbetare inom verksamheten har sina enskilda önskemål och när ett journalsystem utvecklas är det därför centralt att fånga upp input längs vägen.
Detta kan göras på olika sätt. Till exempel kan leverantören använda sig av användargrupper i samband med att man tar fram ny funktionalitet eller tjänster, och/ eller ta hjälp av pilotkunder som testar att det som utvecklats fungerar som det ska.
Resultatet? Logiska och naturliga arbetsflöden och processer som minskar risken för fel och som stärker patientsäkerheten.
En leverantör som tvärtom inte har örat mot marken under utvecklings- och lanseringsprocessen kommer ha mycket svårare att leverera ett smidigt och intuitivt journalsystem. I stället får man då försöka göra anpassningar i efterhand, vilket är en krävande process som också tar tid och resurser.
- Behörighet och roller
Att kunna ställa in behörigheter i journalsystemet, utifrån vad klinikens medarbetare har för ansvar och roll, är en viktig och grundläggande funktion. Både utifrån ett säkerhetsperspektiv men också när det kommer till upplevelsen av systemet. Ett anpassningsbart journalsystem erbjuder även möjligheten att se olika vyer och fönster beroende på vad medarbetaren arbetar med.
Exempel: När en kirurgisk mottagning startade med ett journalsystem anpassat för deras opererande verksamhet fick de möjlighet att se rätt information, vid rätt tidpunkt – beroende på vem som använder systemet. Till exempel kunde operationskoordinatorn se och skriva in viss typ av patientinformation tidigt i patientresan samtidigt som sköterskan inne i operationssalen kunde se relevant data direkt på sin skärm.
- Ett system att växa i
Även om systembyte då och då är ett måste, så är det ingenting verksamheter vill genomgå oftare än nödvändigt, eller utan tydliga anledningar. Till avsnittet om användarvänliga system hör därför också möjligheten att skala upp eller ner journalsystemets funktionalitet, beroende på verksamhetens förutsättningar – nu och framöver.
Ta höjd för förändrade behov genom att välja ett system som kan växa med er och där ni enkelt kan lägga till fler användare, digitala vårdtjänster för patientkommunikation och uppföljning, nya moduler, uthopp och kopplingar till andra vårdtjänster. På så vis slipper ni börja om från början och onödig stress inom verksamheten.
Exempel: När en mottagning startade med digitala vårdbesök kunde de enkelt lägga till videobesök i sitt befintliga journalsystem och fortsätta jobba som vanligt – utan dyra och krångliga speciallösningar.
”Vi vill ha ett effektivt, användarvänligt system som skapar tid för patientmötet, och underlättar alla flöden och vårt arbete – det har vi i Webdoc”.
Marcel Aponno, Specialistläkare, Forsåker VC & BVC
Checklista – Användarvänlighet:
- Kan nya användare snabbt komma igång utan omfattande utbildning?
- Är gränssnittet intuitivt, logiskt och enkelt att förstå?
- Finns det möjlighet att anpassa systemet efter roller, flöden och framtida behov?
- Är systemet utvecklat i nära dialog med vårdpersonal och testat i verkliga vårdmiljöer?
- Har leverantören en tydlig process för att hantera användarnas feedback?
- Säkerställs god tillgänglighet och stöd för hela patientresan?
Kom ihåg!
- Gör det enkelt från start
Ett intuitivt journalsystem gör det enkelt för nya användare att komma igång utan långa utbildningar eller uppstartsfaser.
- Möjlighet till anpassningar
Olika användare har olika behov. Ert journalsystem bör därför kunna anpassas och behörighetsstyras.
- Tänk långsiktigt – välj skalbart
Välj ett flexibelt system som kan utvecklas i takt med att verksamheten växer.
Känner ni er osäkra på vad som är viktigt för just er typ av verksamhet? Inga problem. Som mångårig leverantör av journalsystem har vi samlat på oss gedigen kunskap om olika klinikers olika behov, bland annat beroende på verksamhetsprofil, antal användare, patientunderlag och var i landet ni befinner er.
Vi guidar er gärna vidare för att ni ska komma vidare i er beslutsprocess, och kan ge tips på vad som är värt att fånga upp, och när. Välkommen att kontakta oss!
