En leverantör som finns nära till hands från start till mål är värdefullt för beslutsfattare som har svårt att få med sig personalen i beslutet om nytt journalsystem. Förändring är en process och med rätt förarbete säkerställs att alla utbildas och förbereds utifrån sina behov och förutsättningar. Här nedanför går vi in på de olika stegen i uppstarten av ett nytt system, där målet alltid är att ni som vårdgivare och systemanvändare ska känna er trygga och involverade hela vägen fram.
- Starta i rätt ände – behovsanalys
För att komma igång så smidigt som möjligt med ett nytt journalsystem samlar leverantörens projektledare och kontaktperson in detaljer om klinikens behov. Efter att ha kartlagt förutsättningarna förbereds sedan uppsättningen av systemet och ni som vårdgivare får även få tal del av relevant information om till exempel teknisk konfiguration och ekonomi.
- Anpassad utbildning
För bästa kontinuitet i projektet är det bra om samma kontaktperson hos leverantören håller även i nästa steg av systemresan, och så är oftast fallet när ni går in i utbildningsfasen. Utbildning säkerställer att ni kommer igång på bästa sätt och kan allt som oftast hållas digitalt eller fysiskt, beroende på behoven hos medarbetarna, antalet användare och andra praktiska förutsättningar. Det är centralt att leverantörens specialister lyssnar in era önskemål så att det känns tryggt och enkelt att hitta de rätta arbetsflödena. Allt med målet att ni ska bli helt självgående och självständiga, redan i ett tidigt stadie.
- Uppstart – med eller utan stöd
Efter konfigurering och utbildning är det dags att starta igång skarpt med journalsystemet. Även här kan implementationsspecialister finnas nära till hands så att uppstarten flyter på smidigt hela vägen. Huruvida det behövs eller inte beror på olika faktorer, till exempel vana av att arbeta med journalsystem, verksamhetens storlek, antal användare och patienter. Var aldrig tveksamma inför att be om råd om ni själva har svårt att avgöra behovet av support. Oftast är det varken särskilt tidskrävande eller krångligt att starta igång men om frågor skulle dyka upp i samband med implementationen är det bra att er kontaktperson hos leverantören finns tillgänglig för er i ett antal veckor efter införandet, så att ni kan känna er helt hemma med användandet.
- Optimering – när behoven förändras
Verksamheter utvecklas och behov förändras. I takt med att ni exempelvis lägger till nya tjänster eller behöver använda journalsystemet på nya sätt kan det vara bra med extra utbildning eller optimeringsinsatser. Kontakta er leverantör för att få rätt stöd och hjälp, vid rätt tidpunkt. Även när ni anställer nya medarbetare kan det vara läge att boka in extra utbildningtillfällen, för snabbast möjliga onboarding.
Exempel: När en vårdcentral efter lång tids användande av ett journalsystem tog beslut om att byta till ett mer skalbart alternativ fick de också nära stöd och projektledning av den nya leverantören. Användare som tidigare känt sig osäkra och motvilliga till det nya systemstödet fick extra hjälp under utbildningen och insåg efterhand att den nya lösningen var både tidsbesparande och mer säker jämfört med det tidigare alternativet. I slutändan landade verksamheten i en positiv upplevelse och att det förmodligen hade gynnat både personal och patienter att byta journalsystem redan i ett tidigare skede.
"Vi hade innan kört samma journalsystem sedan 1990-talet och alla var väldigt invanda vid hur man jobbade i det. Därför blev det också något av en kultur- och rutinchock att byta journalsystem, men det borde ha gjorts flera år tidigare. Vi satte, tillsammans med Webdoc, upp en utbildningsplan och arrangerade intromöten med vår personal som fick utbildning i systemet som också var ganska lättlärt."
Fredrik Dahlbom, IT-ansvarig, Wästerläkarna
Checklista – uppstart utan krångel:
- Inför konfigurering ska leverantören utgå från en aktuell behovsanalys.
- Kontrollera att leverantörens kontaktperson/er följer er hela vägen.
- Leverantören ska presentera en tydlig tidsplan över de olika stegen inför att ni startar upp.
- Medarbetarna är informerade, involverade och vet vart de kan vända sig vid frågor.
- Alla administratörer och användare bör få systemutbildning, som ska anpassas efter era förutsättningar.
- Leverantörens kontaktperson finns tillgänglig även de första veckorna efter uppstart.
Kom ihåg!
- Involvera medarbetarna.
När medarbetarna känner sig delaktiga och väl förberedda minskar motståndet mot förändring.
- Förklara era behov och mål.
Var tydlig med vad ni har för behov, förutsättningar och mål med systembytet. Hur jobbar ni idag, och hur är planen framåt?
- Välj vårdkunnig leverantör.
Välj en leverantör med bra inblick i och kunskap om vårdens behov.
Känner ni er osäkra på hur det fungerar att starta upp med ett nytt journalsystem, eller vilken typ av utbildning och konfiguration som passar er verksamhet? Vi stöttar er gärna längs vägen och kan ge tips på upplägg, processer och uppsättningar för era flöden.
Välkommen att kontakta oss!
